□ 宋新宇
對(duì)很多人來(lái)說(shuō)，管理就是開(kāi)會(huì)。大部分管理者的大部分時(shí)間用在開(kāi)會(huì)上，層級(jí)越高，管理者的會(huì)議就越多。你要找一個(gè)人？“領(lǐng)導(dǎo)在開(kāi)會(huì)”。你想換一個(gè)時(shí)間找他？“日程這一周已經(jīng)安排滿了”。你有急事？對(duì)不起，“領(lǐng)導(dǎo)開(kāi)的就是緊急會(huì)議”。如果說(shuō)不吃飯會(huì)餓死人，那么開(kāi)會(huì)就是企業(yè)管理的家常便飯，不開(kāi)會(huì)企業(yè)就無(wú)法正常管理。想想歷史上有名的“遵義會(huì)議”、“古田會(huì)議”、“廬山會(huì)議”等等，我們便明白開(kāi)會(huì)有多么重要。
管理就是開(kāi)會(huì)，但開(kāi)會(huì)不一定是管理。下面是筆者經(jīng)常見(jiàn)到的一些會(huì)議場(chǎng)景，想必您也似曾相識(shí)。
A公司的月度銷(xiāo)售例會(huì)上，各地分公司的經(jīng)理分別用各自發(fā)明的表格表述著自己的業(yè)績(jī)。對(duì)整體業(yè)績(jī)不滿的銷(xiāo)售總監(jiān)等不及區(qū)域經(jīng)理結(jié)束發(fā)言，就迫不及待地告訴各個(gè)經(jīng)理他應(yīng)該做什么，不應(yīng)該做什么。本來(lái)就不自信的下屬更加不知道自己要說(shuō)什么，會(huì)議也就慢慢變成了總監(jiān)一個(gè)人的自說(shuō)自話。最后總監(jiān)很沮喪，因?yàn)闆](méi)有人理解他的苦心。經(jīng)理們也很沮喪，因?yàn)榭偙O(jiān)沒(méi)有理解他們的辛苦。
B公司的一個(gè)部門(mén)周例會(huì)上，部門(mén)里的12個(gè)員工一個(gè)接一個(gè)發(fā)言。每個(gè)人都認(rèn)真敘述了上周自己做了什么，像在念一本流水賬。沒(méi)有一個(gè)人關(guān)心別人說(shuō)什么，每個(gè)人都在盤(pán)算自己如何說(shuō)自己的事情。最后輪到部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)總結(jié)發(fā)言，他也和其他人一樣，給大家報(bào)告了自己上周做了什么事情。兩個(gè)小時(shí)過(guò)去了，大家都覺(jué)得這樣的會(huì)議實(shí)在無(wú)聊，但又沒(méi)有一個(gè)人覺(jué)得能改變什么。
C公司的跨部門(mén)協(xié)調(diào)會(huì)議上，銷(xiāo)售部的經(jīng)理和生產(chǎn)部的經(jīng)理在爭(zhēng)論如何解決產(chǎn)品質(zhì)量和交貨期問(wèn)題。每個(gè)人都振振有詞，每個(gè)人都頭頭是道。總經(jīng)理聽(tīng)著大家越來(lái)越激烈的言辭，越來(lái)越不知道該怎么辦。想想兩個(gè)部門(mén)的頭兒都很關(guān)鍵，誰(shuí)也不能傷害，就說(shuō)我們這次無(wú)法做出決定，大家回去再想想，另定時(shí)間再開(kāi)會(huì)討論吧。已經(jīng)討論了很多次，該做的決定，就又給放下了。
你會(huì)開(kāi)會(huì)嗎？筆者相信大部分人認(rèn)為自己會(huì)，就像每個(gè)人都認(rèn)為自己會(huì)吃飯一樣，但并不是每個(gè)人都會(huì)吃出健康。我們大部分人在開(kāi)會(huì)，但大部分會(huì)議并沒(méi)有效率，大部分會(huì)議也達(dá)不到會(huì)議組織者期望的效果。
筆者相信會(huì)議是一個(gè)管理者最重要也是最常用的管理工具，每一個(gè)人都應(yīng)該學(xué)會(huì)這個(gè)管理工具。如何開(kāi)有效的會(huì)議，讓會(huì)議幫您做好管理？堅(jiān)持下面的“會(huì)議五不原則”是重要的。
不開(kāi)沒(méi)有主持人的會(huì)議。會(huì)議一定要設(shè)主持人，主持人一定要管理會(huì)議，主持人不能隨便讓別人替代，也不能形同虛設(shè)。
不開(kāi)沒(méi)有議題的會(huì)議。主持人會(huì)前要準(zhǔn)備好議題，給參會(huì)者足夠時(shí)間做準(zhǔn)備，會(huì)中要保證會(huì)議不跑題。
不開(kāi)沒(méi)有爭(zhēng)論的會(huì)議。會(huì)議中主持人要引導(dǎo)討論和爭(zhēng)論，讓每個(gè)不同意見(jiàn)都有發(fā)表的機(jī)會(huì)。
不開(kāi)沒(méi)有時(shí)限的會(huì)議。主持人要管理會(huì)議時(shí)間，要果斷打斷和會(huì)議無(wú)關(guān)的發(fā)言，提醒發(fā)言者不跑題。
不開(kāi)不做決定的會(huì)議。主持人要盡量逼迫大家按一定規(guī)則在這次會(huì)議上做出決定，而不是延后決策。
管理就是開(kāi)會(huì)，但開(kāi)會(huì)不一定就是管理。只有掌握了一些根本原則，才能充分利用開(kāi)會(huì)實(shí)現(xiàn)有效管理。《中國(guó)質(zhì)量報(bào)》
